Privacy policy
How Oivanto Oy processes personal data when providing the synchronized WorkLume service.
Privacy policy
Effective 19 August 2026. Controller: Oivanto Oy, Finland. Business ID: 3636905-3. Postal address: c/o Tilitoimisto Pesa Oy, Tanhurinne 2 G 48, 01450 Vantaa, Finland. Privacy contact: hello@oivanto.fi.
Data we process
Account and security data: name, email, authentication account/session identifiers, sign-in/security metadata and two-factor configuration needed to authenticate and protect the account. Password credentials are handled by the authentication system; WorkLume does not display stored password secrets back to users or operators.
Workspace and work data: workspace membership/role, clients, projects, tasks, tags, timers, time entries, billing-related work fields, poll votes and other supported synchronized records that you or your workspace submit to WorkLume. The server is authoritative for synchronized work state used across supported clients.
Device and notification data: device identifiers used for synchronization, platform type, last-seen timestamps, notification preferences and, when push is enabled, APNs/FCM/web-push addressing data and Live Activity addressing needed to deliver requested notifications. Push payloads are not a second source of authoritative work state.
Billing data: WorkLume stores Stripe customer/subscription/price identifiers and subscription state needed to provision paid plans. Payment-card details are entered into Stripe Checkout/Customer Portal and are not stored in the WorkLume database.
Private automation signals: WorkLume's architecture does not server-sync raw private time-suggestion records. Local/private signals can be used to propose work locally; work becomes shared/synchronized only through the supported user-approved work-record flows.
Why we process data
We process account, workspace, synchronization and billing state to provide and perform the WorkLume service and subscription. We process security, abuse-prevention and operational metadata to protect the service and users. Where law requires accounting/tax records, relevant billing records may be retained to meet those legal obligations. Advertising or consent-dependent processing is performed only under the applicable consent/choice framework.
Advertising
Free, trial or otherwise non-ad-free accounts may display advertising on supported surfaces. Web/PWA advertising can use Google AdSense and consent-management tooling; Android advertising can use Google Mobile Ads and User Messaging Platform when those integrations are enabled. Active paid subscriptions, payment-recovery grace accounts and the internal Oivanto owner entitlement are configured as ad-free. Advertising providers may process device/network and interaction data according to the user's applicable privacy choices.
Service providers and disclosures
WorkLume may disclose the minimum data needed to service providers that perform functions on our behalf, including Stripe for billing, Google/Apple for enabled push delivery, Google for enabled advertising/consent services, and Google/Microsoft when you choose an enabled social sign-in provider. Infrastructure/database providers process service data on our behalf. We do not sell WorkLume conversation/work records to advertisers.
Storage, security and retention
Supported clients may keep local caches and durable offline-operation queues so actions can reconcile after connectivity or process loss. Native clients use platform security mechanisms for sensitive local credentials and protected local state where implemented. Server records are scoped by authenticated user/workspace authorization. We retain active service data while needed to provide the account/workspace and then delete or anonymize it according to deletion requests, workspace lifecycle and applicable legal obligations. Some accounting, fraud-prevention or legal records may need to be retained after account deletion.
Your rights
Subject to the GDPR and its conditions, you can request information/access, correction, erasure, restriction, portability and object to certain processing. You may also withdraw consent where processing relies on consent. Requests can be sent electronically to hello@oivanto.fi. We may need to verify identity before acting. You may lodge a complaint with the competent data-protection supervisory authority, including Finland's Office of the Data Protection Ombudsman where applicable.
Self-service account deletion and additional deletion information are available at Data and account deletion.
Changes
We update this notice when WorkLume materially changes its data flows, providers or purposes. The effective date above identifies this version.
Tietosuojaseloste
Voimassa 19.8.2026 alkaen. Rekisterinpitäjä: Oivanto Oy, Suomi. Y-tunnus: 3636905-3. Postiosoite: c/o Tilitoimisto Pesa Oy, Tanhurinne 2 G 48, 01450 Vantaa, Finland. Tietosuoja-asiat: hello@oivanto.fi.
Käsiteltävät tiedot
Tili- ja turvallisuustiedot: nimi, sähköposti, tunnistautumistilin ja istunnon tunnisteet, kirjautumisen/turvallisuuden metatiedot sekä kaksivaiheisen tunnistautumisen asetukset, joita tarvitaan tilin tunnistamiseen ja suojaamiseen. Tunnistusjärjestelmä käsittelee salasanatunnisteita; WorkLume ei näytä tallennettuja salaisuuksia takaisin käyttäjälle tai ylläpidolle.
Työtila- ja työtiedot: työtilan jäsenyys ja rooli, asiakkaat, projektit, tehtävät, tunnisteet, ajastimet, aikakirjaukset, työhön liittyvät laskutuskentät, kyselyäänet ja muut tuetut synkronoidut tietueet, jotka käyttäjä tai työtila toimittaa WorkLumeen. Palvelin on tuetun monilaite-synkronoinnin auktoritatiivinen työtietojen lähde.
Laite- ja ilmoitustiedot: synkronoinnissa käytettävä laitetunniste, alusta, viimeksi nähty -aika, ilmoitusasetukset ja pushin ollessa käytössä APNs-/FCM-/web-push-osoitetiedot sekä Live Activity -osoitetiedot, joita tarvitaan pyydettyjen ilmoitusten toimittamiseen. Push-viesti ei ole rinnakkainen auktoritatiivinen työtietolähde.
Laskutustiedot: WorkLume tallentaa maksullisen tilauksen toteuttamiseen tarvittavat Stripe-asiakas-, tilaus- ja hintatunnisteet sekä tilaustilan. Maksukorttitiedot syötetään Stripe Checkoutiin/Customer Portaliin eikä niitä tallenneta WorkLumen tietokantaan.
Yksityiset automaatiosignaalit: WorkLumen arkkitehtuuri ei synkronoi raakoja yksityisiä aikaehdotustietueita palvelimelle. Paikallisia/yksityisiä signaaleja voidaan käyttää työn ehdottamiseen paikallisesti; tieto jaetaan/synkronoidaan vasta tuetun käyttäjän hyväksymän työtietovirran kautta.
Käsittelyn tarkoitukset
Käsittelemme tili-, työtila-, synkronointi- ja laskutustilaa WorkLume-palvelun ja tilauksen tarjoamiseksi ja toteuttamiseksi. Turvallisuus-, väärinkäytösten torjunta- ja käyttömetatietoja käsitellään palvelun ja käyttäjien suojaamiseksi. Lain edellyttämiä laskutus-/kirjanpitoaineistoja voidaan säilyttää lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Mainonta tai muu suostumuksesta riippuva käsittely tehdään sovellettavan suostumus-/valintakehyksen mukaisesti.
Mainonta
Ilmais-, kokeilu- tai muut ei-mainoksettomat tilit voivat näyttää mainoksia tuetuilla alustoilla. Web/PWA voi käyttää Google AdSensea ja suostumushallintaa; Android voi käyttää Google Mobile Adsia ja User Messaging Platformia, kun integraatiot ovat käytössä. Aktiiviset maksulliset tilaukset, maksun palautus-/grace-tilat ja Oivannon sisäinen owner-entitlement on määritetty mainoksettomiksi. Mainospalvelut voivat käsitellä laite-, verkko- ja vuorovaikutustietoja käyttäjän sovellettavien tietosuojavalintojen mukaisesti.
Palveluntarjoajat ja luovutukset
WorkLume voi luovuttaa vain tarvittavat tiedot puolestamme toimiville palveluntarjoajille, kuten Stripelle laskutusta varten, Googlelle/Applelle käyttöön otettua push-toimitusta varten, Googlelle käyttöön otettua mainontaa/suostumushallintaa varten sekä Googlelle/Microsoftille, jos käyttäjä valitsee käyttöön otetun sosiaalisen kirjautumisen. Infrastruktuuri- ja tietokantapalveluntarjoajat käsittelevät palvelutietoja puolestamme. Emme myy WorkLumen työ-/keskustelutietoja mainostajille.
Säilytys ja turvallisuus
Tuetut asiakkaat voivat säilyttää paikallisia välimuisteja ja kestäviä offline-toimintojonoja, jotta toiminnot voidaan sovittaa yhteen yhteyden tai prosessin katkeamisen jälkeen. Natiiviasiakkaat käyttävät toteutuksen mukaisia alustan turvallisuusmekanismeja paikallisiin arkaluonteisiin tunnisteisiin ja suojattuun paikallistilaan. Palvelintiedot rajataan tunnistetun käyttäjän/työtilan käyttöoikeuksilla. Aktiivisen palvelun tietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan tilin/työtilan tarjoamiseen, minkä jälkeen ne poistetaan tai anonymisoidaan poistopyynnön, työtilan elinkaaren ja sovellettavien lakivelvoitteiden mukaisesti. Osa kirjanpito-, petostorjunta- tai oikeudellisista tiedoista voi olla säilytettävä tilin poistamisen jälkeen.
Oikeutesi
GDPR:n ja sen edellytysten mukaisesti voit pyytää tietoja/tarkastusta, oikaisua, poistoa, käsittelyn rajoittamista ja siirrettävyyttä sekä vastustaa tiettyä käsittelyä. Voit myös peruuttaa suostumuksen, kun käsittely perustuu suostumukseen. Pyynnön voi lähettää sähköisesti osoitteeseen hello@oivanto.fi. Henkilöllisyys voidaan joutua varmistamaan. Voit tehdä valituksen toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, Suomessa soveltuvin osin Tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Itsepalvelupoisto ja lisätiedot: Tietojen ja tilin poistaminen.
Muutokset
Päivitämme selostetta, kun WorkLumen tietovirrat, palveluntarjoajat tai käsittelytarkoitukset muuttuvat olennaisesti. Yllä oleva voimaantulopäivä yksilöi tämän version.
Integritetspolicy
Gäller från 19 augusti 2026. Personuppgiftsansvarig: Oivanto Oy, Finland. FO-nummer: 3636905-3. Postadress: c/o Tilitoimisto Pesa Oy, Tanhurinne 2 G 48, 01450 Vantaa, Finland. Dataskyddskontakt: hello@oivanto.fi.
Uppgifter vi behandlar
Konto- och säkerhetsdata: namn, e-post, autentiseringskonto-/sessionsidentifierare, inloggnings-/säkerhetsmetadata och tvåfaktorsinställningar som behövs för att autentisera och skydda kontot. Autentiseringssystemet hanterar lösenordsuppgifter; WorkLume visar inte lagrade hemligheter tillbaka till användare eller operatörer.
Arbetsyta och arbetsdata: medlemskap/roll, kunder, projekt, uppgifter, taggar, timers, tidsregistreringar, arbetsrelaterade faktureringsfält, omröstningsröster och andra stödda synkroniserade poster som användaren eller arbetsytan skickar till WorkLume. Servern är auktoritativ för synkroniserat arbetsläge mellan stödda klienter.
Enhets- och notifieringsdata: enhetsidentifierare för synkronisering, plattform, senast sedd-tid, notifieringsinställningar och, när push används, APNs-/FCM-/web-push-adresser samt Live Activity-adresser som behövs för begärda notifieringar. Push är inte en separat auktoritativ källa för arbetsdata.
Fakturering: WorkLume lagrar Stripe-kund-, prenumerations- och prisidentifierare samt prenumerationsstatus som behövs för betalda planer. Kortuppgifter matas in i Stripe Checkout/Customer Portal och lagras inte i WorkLumes databas.
Privata automationssignaler: WorkLumes arkitektur synkroniserar inte råa privata tidsförslag till servern. Lokala/privata signaler kan användas för lokala förslag; arbetsdata delas/synkroniseras genom stödda användargodkända arbetsflöden.
Ändamål
Konto-, arbetsyte-, synkroniserings- och faktureringsstatus behandlas för att tillhandahålla WorkLume och prenumerationen. Säkerhets-, missbruks- och driftmetadata behandlas för att skydda tjänsten och användarna. Relevanta fakturerings-/bokföringsuppgifter kan sparas för rättsliga skyldigheter. Annons- eller samtyckesberoende behandling sker enligt tillämplig samtyckes-/valmekanism.
Annonsering
Gratis-, prov- eller andra icke-annonsfria konton kan visa annonser på stödda ytor. Web/PWA kan använda Google AdSense och samtyckesverktyg; Android kan använda Google Mobile Ads och User Messaging Platform när integrationerna är aktiverade. Aktiva betalprenumerationer, betalningsgrace och Oivantos interna owner-entitlement är konfigurerade som annonsfria. Annonsleverantörer kan behandla enhets-, nätverks- och interaktionsdata enligt användarens tillämpliga integritetsval.
Leverantörer och utlämnande
WorkLume kan lämna ut minsta nödvändiga data till leverantörer som utför funktioner åt oss, inklusive Stripe för fakturering, Google/Apple för aktiverad push, Google för aktiverad annonsering/samtycke och Google/Microsoft när användaren väljer en aktiverad social inloggning. Infrastruktur-/databasleverantörer behandlar tjänstedata åt oss. Vi säljer inte WorkLumes arbets-/konversationsposter till annonsörer.
Lagring och säkerhet
Stödda klienter kan hålla lokala cachekopior och beständiga offlineköer så att åtgärder kan synkroniseras efter anslutnings- eller processavbrott. Native-klienter använder implementerade plattformssäkerhetsmekanismer för känsliga lokala autentiseringsuppgifter och skyddat lokalt tillstånd. Serverposter avgränsas med autentiserad användar-/arbetsytebehörighet. Aktiv tjänstedata sparas så länge den behövs för konto/arbetsyta och raderas eller anonymiseras därefter enligt raderingsbegäran, arbetsytans livscykel och rättsliga skyldigheter. Vissa bokförings-, bedrägeribekämpnings- eller rättsliga uppgifter kan behöva sparas efter kontoradering.
Dina rättigheter
Enligt GDPR och dess villkor kan du begära information/tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet och invända mot viss behandling. Du kan också återkalla samtycke där behandlingen bygger på samtycke. Begäran kan skickas elektroniskt till hello@oivanto.fi. Identiteten kan behöva verifieras. Du kan lämna klagomål till behörig dataskyddsmyndighet, inklusive Finlands dataombudsmans byrå när den är behörig.
Självbetjäningsradering och mer information: Data- och kontoradering.
Ändringar
Vi uppdaterar policyn när WorkLumes dataflöden, leverantörer eller ändamål ändras väsentligt. Datumet ovan identifierar denna version.